En el panorama empresarial actual, el ascenso de la transformación digital y la creciente adopción de la computación en la nube han permitido a las organizaciones ofrecer servicios en línea distintivos. Este cambio ha llevado a numerosas empresas a identificarse como entidades impulsadas por la tecnología. En consecuencia, ha habido un aumento notable en los presupuestos de tecnología, con Se prevé que el gasto en TI alcance los 1.4 billones de TPP en 2023, lo que significa un aumento de 5,5% en comparación con el año anterior.
Compromiso de los CEO y CFO con la inversión en TI
Los directores ejecutivos y financieros de hoy comprenden el profundo impacto que tienen los servicios de TI y la tecnología en la conformación de las empresas modernas y en la provisión de productos y experiencias de cliente excepcionales. En consecuencia, están cada vez más dispuestos a invertir recursos significativos en estas áreas. Sin embargo, a medida que crece el entusiasmo por la inversión en tecnología, se hace mayor hincapié en la gestión de costos, acompañada de mayores expectativas de que los directores de información (CIO) y sus equipos de TI ejerzan una estricta disciplina fiscal. Este escrutinio creciente coloca a los CIO bajo una presión cada vez mayor para ofrecer fundamentos sólidos para sus gastos y ejercer un control preciso sobre sus presupuestos.
El imperativo de la gestión de costes de TI
En vista de este desafiante entorno empresarial, la importancia de la gestión de costos de TI ha aumentado. Este proceso estructurado empodera a los CIO y a los departamentos de TI. Proyectar y mantener el control sobre los costos Asociado a las inversiones en tecnología de su organización, su importancia se ve subrayada aún más por la preocupación universal por la contención de costos que abarca diversas industrias. En términos sencillos, los líderes de TI no pueden permitirse las consecuencias adversas de un aumento de los costos de los proyectos, lo que conduce a sobrecostes presupuestarios.
Prácticas ineficaces de gestión de costos de TI e imperativos estratégicos
Dentro del departamento de TI de una organización, Las ineficiencias en la gestión de costos pueden manifestarse de diversas manerasUn ejemplo de este tipo de escenarios es la inversión en un centro de datos local avanzado, pero luego se descubre que los costos podrían haberse reducido significativamente con la transición a una infraestructura basada en la nube. Otra posibilidad es que una organización migre todos sus datos a un único proveedor de la nube, pero luego descubra que sus recursos en la nube se subutilizan durante períodos prolongados y que esto genera gastos. Otro error común es adquirir un costoso software de gestión de proyectos que solo utiliza una fracción de la fuerza laboral.
- Una gestión eficaz de los costos de TI va más allá de simplemente recortar gastos: implica tomar decisiones informadas que puedan aumentar los ingresos y mejorar la rentabilidad general.
- Los CIO están asumiendo más responsabilidades relacionadas con el negocio a medida que las organizaciones reconocen la importancia estratégica de la tecnología en su éxito.
- Los CIO pueden asignar estratégicamente inversiones a áreas que prometen aumentar los ingresos con el tiempo.
- Por ejemplo, la transición a plataformas modernas de gestión de relaciones con el cliente (CRM), a pesar de los costos iniciales, puede mejorar significativamente la eficiencia operativa y aumentar las ventas.
- En todos los aspectos de sus operaciones, las organizaciones buscan activamente una gestión financiera integral.
- Los departamentos de TI deben abogar por la disciplina y la transparencia dentro de sus funciones para garantizar que se alineen con la estrategia y los objetivos organizacionales más amplios.
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Un enfoque estratégico para la gestión de costes de TI en las organizaciones
Las organizaciones deben adoptar un enfoque de gestión de costos de TI bien definido para alcanzar sus objetivos de manera eficiente y, en última instancia, lograr los ahorros de costos necesarios. A continuación, se presenta un marco estructurado para abordar la gestión de costos de TI:
Previsión precisa de costes
Atrás quedaron los días en que las iniciativas de TI podían superar los presupuestos sin consecuencias. La gestión moderna de los costos de TI exige una estimación precisa de los costos. Esto incluye la creación de presupuestos de proyectos detallados que tengan en cuenta las posibles variaciones. Previsiones presupuestarias de TI Debe abarcar costos reales, plazos de entrega realistas y una comprensión profunda de cómo el proyecto completado impactará el negocio.
Iniciar un análisis de costos integral
Los departamentos de TI deben realizar un análisis de costos exhaustivo. Esto implica comparar los gastos existentes para medir la eficiencia o ineficiencia de los procesos actuales. Es fundamental identificar áreas de gastos innecesarios, señalar posibles reducciones de costos y explorar ajustes para mejorar el desempeño general del departamento de TI.
Capacitación y reciclaje del personal
Un costo indirecto está asociado con los servicios de TI: el grado en que los empleados de una organización utilizan la tecnología que desarrolla o licencia. Las organizaciones deben invertir en programas de capacitación para capacitar a los empleados para maximizar el valor de los recursos tecnológicos. De no hacerlo, la tecnología no utilizada puede convertirse en parte de la deuda tecnológica de la organización.
Establecer objetivos claros
Al igual que otras unidades de negocio, los CIO necesitan métricas mensurables para evaluar sus estrategias. La gestión de los costes de TI exige que las organizaciones establezcan objetivos claros y cuantificables. Estos objetivos deben supervisarse de cerca para garantizar que la organización cumpla sus compromisos con sus ejecutivos y las partes interesadas.
Identificación del costo total de propiedad (TCO)
Cada tecnología de TI requiere un análisis de costos integral. Este análisis proporciona una descripción general transparente del costo total de propiedad (TCO), considerando los costos operativos de TI, los gastos de capital, los gastos de migración, las actualizaciones de servidores, el mantenimiento y otras consideraciones relevantes.
Transformación cultural
Las operaciones de TI exitosas combinan la colaboración humana y la tecnología. Las organizaciones comprometidas con una gestión eficaz de los costos de TI también deben centrarse en mejorar las habilidades de sus empleados y cultivar una cultura que priorice el ahorro de costos y la eficiencia. Se debe alentar a los empleados a identificar el software infrautilizado o sin uso, diseñar estrategias de reducción de costos y mejora de la eficiencia y abordar de manera proactiva la deuda tecnológica antes de que se convierta en una carga.
La incorporación de estos pasos estratégicos en las prácticas de gestión de costos de TI puede ayudar a las organizaciones a optimizar su gasto en TI, optimizar la asignación de recursos y contribuir a la sostenibilidad financiera general.
Estrategias para ahorros de costos gracias a TI
La optimización de costos sigue siendo la principal prioridad de las organizaciones en el panorama empresarial actualCuando se trata de gestionar los gastos de TI, no se trata simplemente de recortar servicios, sino de optimizar su valor. Al emplear las estrategias adecuadas y realizar inversiones estratégicas, la TI puede desempeñar un papel fundamental en la reducción de costos y, potencialmente, impulsar el crecimiento de los ingresos o, como mínimo, garantizar la lealtad de los clientes.
Automatización para la eficiencia
La automatización de los procesos de TI puede generar ahorros sustanciales de costos al reducir el trabajo manual y permitir que el personal se concentre en tareas estratégicas. Las áreas en las que se puede aplicar la automatización incluyen:
- Aprovisionamiento de servidores: Los procesos automatizados pueden Aprovisionar y configurar servidores con rapidez y precisión.
- Gestión de infraestructura: Las herramientas de automatización pueden administrar y monitorear de manera eficiente los recursos de infraestructura.
- Actualizaciones de software: Los mecanismos automatizados de actualización de software garantizan que los sistemas estén siempre actualizados, lo que reduce los posibles riesgos de seguridad.
Ciclo de vida de TI y gestión de activos para lograr eficiencia
Extender el ciclo de vida del software y otros servicios de TI es fundamental para maximizar su utilidad. La visibilidad en tiempo real de los servicios es crucial. Las organizaciones deben evaluar de forma rutinaria todas las facetas de sus sistemas de TI, obtener información sobre cada componente de la infraestructura, monitorear su rendimiento y determinar cuándo es necesario realizar tareas de mantenimiento o reemplazo.
Optimización de los costos de la nube
El gasto en la nube ha experimentado un aumento anual de aproximadamente 20% a 30%Esta escalada puede atribuirse a varios factores, en particular la tendencia de las migraciones a la nube a superar sus limitaciones presupuestarias y el fracaso de las transformaciones en la nube para lograr las reducciones de costos esperadas. Varios factores contribuyen al aumento de los gastos en la nube. Estos incluyen el pago por capacidad informática no utilizada, la falta de transparencia en el control del gasto y la asignación de fondos para almacenamiento adicional para datos no críticos. Las organizaciones que migran a la nube pero descuidan la gestión activa de sus recursos y tienden a gastar en exceso.
La gestión eficaz de los costes de la nube adquiere una importancia primordial en cualquier iniciativa de gestión de costes de TI. Esto es especialmente pertinente debido al crecimiento previsto en el uso de la nube, especialmente con la creciente adopción de la inteligencia artificial (IA), en particular la IA generativa. McKinsey ha estimado que la IA generativa podría generar un aumento de valor anual de entre $2,6 billones y $4,4 billones. Es esencial reconocer que los costes de la nube asociados con el uso de la IA generativa aumentarán a la par de su mayor uso, más allá de los gastos incurridos para la concesión de licencias de los modelos de IA y la supervisión humana necesaria para gestionar y conservar los resultados.
Optimización de licencias de software
La llegada del mercado de software como servicio (SaaS) permite a las organizaciones reducir sus costos internos de servicios de TI mediante la obtención de licencias de tecnología de proveedores externos. Sin embargo, las organizaciones pueden acumular suscripciones innecesarias o sin usar con el tiempo, lo que da como resultado pagos por servicios que ya no utilizan. Una estrategia eficaz de gestión de costos de TI exige evaluaciones constantes de licencias de software para garantizar que las organizaciones solo inviertan en soluciones que brinden un valor que supere sus costos.
Virtualización para la eficiencia de los recursos
Actualizaciones tecnológicas para ahorros a largo plazo
Sorprendentemente, invertir en nuevas tecnologías puede suponer un ahorro de costes para una empresa. Las tecnologías obsoletas suelen acumular deuda técnica, resultado de decisiones poco óptimas que generan gastos futuros. Algunos ejemplos son la dependencia de valores codificados, la aplicación de parches temporales en lugar de abordar las causas fundamentales o la selección de plataformas menos costosas que carecen de servicios esenciales.
Invertir en nuevas tecnologías, a pesar de los costos iniciales, puede mejorar la eficiencia, facilitar el desarrollo de soluciones innovadoras para los clientes y evitar costosas violaciones de seguridad. En definitiva, este enfoque aumenta los ingresos y reduce los costos a largo plazo.
El papel cambiante de los CIO en la gestión de los costes de TI
En las organizaciones actuales, el papel de los directores de sistemas informáticos (CIO) está adquiriendo cada vez mayor importancia, acompañado de mayores expectativas en cuanto a su capacidad para influir positivamente en el rendimiento financiero de la empresa. Esta dinámica subraya la importancia vital de gestionar de forma competente los costes de TI dentro de su esfera de responsabilidad. Esto les ayuda a comprender cómo las iniciativas de TI impulsan el crecimiento de los ingresos y les proporciona las herramientas para ejercer un control eficiente sobre los gastos.
Los CIO que adopten un enfoque proactivo y sistemático para supervisar, analizar y comunicar de forma transparente el bienestar financiero de sus departamentos de TI serán reconocidos como colaboradores invaluables del equipo de liderazgo ejecutivo. Ejercerán una influencia sustancial dentro de sus organizaciones, especialmente en una era sin precedentes en la que la tecnología afecta las operaciones y el éxito de la empresa. Como tal, los CIO están preparados para convertirse en socios estratégicos indispensables, impulsando el valor y la prudencia fiscal al mismo tiempo.
Resumiendo
Los líderes de TI deben adoptar estrategias innovadoras de ahorro de costos para potenciar sus operaciones de TI.
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